仕事では当たり前に使う言葉でも、初めて依頼するお客様には伝わらないことがあります。「校了」「定期保守」「現地調査」などが並ぶホームページを見て、何を頼めるのか、何を準備すればよいのか迷ってしまう人もいるでしょう。
そんなとき、AIは言い換えの候補を出す手伝いになります。大切なのは、意味や条件を変えずに、お客様が行動をイメージできる説明へ整えることです。文章を短くするだけでは足りない場面もあります。
最初に「誰が読む文章か」を決める
同じサービスでも、初めて利用する個人のお客様と、日頃から発注している企業の担当者では、必要な説明が違います。まずは「専門知識はないが、依頼を検討している人」など、今回の読み手を一つ決めましょう。
目指したいのは、専門用語を消すことより、読んだ人が次に何をすればよいか分かることです。正式な名称が必要な場合は、その言葉を残したまま、短い説明を添える方法もあります。
言い換える前に、元の意味を整理する
専門用語だけをAIに渡すと、自社の仕事と異なる一般的な説明が出ることがあります。先に、次の3点をメモしておくと、候補を比べやすくなります。
1．具体的に何をする作業か
「確認する」「対応する」で止めず、何を見て、何を決めるのかを書き出します。例えば現地調査なら、設置場所を見るのか、寸法を測るのか、現在の状態を確認するのかを整理します。
2．お客様に何をしてもらうか
予約、写真の送付、立ち会い、内容の承認など、お客様側の行動を添えます。作業の意味が分かっても、自分に必要な準備が分からなければ、依頼に進みにくくなります。
3．省いてはいけない条件は何か
対象範囲、実施時期、別料金になる作業などを残します。「簡単な言葉にする」ために、条件を削ってしまわないようにしましょう。
専門用語は「作業と条件」の説明に置き換える
以下は言い換え方を示す例です。実際の案内では、自社の作業内容に合わせて調整してください。
| 元の言葉 | お客様向けの説明例 |
|---|---|
| 校了 | 文字や配置の修正を確認し、この内容で印刷へ進めてよいと確定することです。 |
| 定期保守 | 決めた間隔で設備やシステムの状態を確認します。確認する項目と、修理を含むかどうかは事前にご案内します。 |
| 現地調査 | 担当者が現地で設置場所や状態を確認します。立ち会いの要否と所要時間は、日程調整時にお知らせします。 |
表の文章をそのまま使うのではなく、「この作業は本当に行うか」「このタイミングで案内できるか」まで確かめます。説明を増やすことで、元にはなかった約束を作らないことも大切です。
印刷会社の架空例で、説明を比べてみる
以下は説明用の架空例で、実在する会社の案内や制作実績ではありません。この会社では、印刷前にお客様が内容を確認し、承認後に印刷を始めるものとします。
修正前：校了後、印刷工程へ移行します。校了後の修正は別途ご相談ください。
修正後：印刷前に、文字や配置に間違いがないかをご確認ください。「この内容で印刷を進めてよい」とお客様が確定することを、校了と呼びます。確定後の変更は、作業の進み具合によって対応可否や追加費用が変わるため、担当者へご相談ください。
修正後は長くなっていますが、確認する内容と、確定後の注意点が分かります。「いつでも修正できます」のように意味を変えず、お客様が判断する順序に並べ直すのがポイントです。
AIには、読み手と残す条件を一緒に渡す
「分かりやすくして」だけでなく、説明の目的と使える材料を渡します。例えば、次のように依頼できます。
以下の案内文を、初めて依頼するお客様向けに言い換えてください。専門知識はない想定です。用語の意味、お客様に必要な行動、注意する条件が分かる文章にしてください。正式名称は必要に応じて括弧で残し、料金や対応範囲など、元の材料にない約束は加えないでください。短い説明と、詳しい説明の2案を出してください。意味を判断できない箇所は質問として挙げてください。
この後に、元の文章と確認済みの条件を添えます。顧客名や個別の取引情報など、言い換えに必要のない情報は入力しないようにしましょう。
最後は「この説明で頼めるか」を読み返す
AIの候補は下書きです。業務を知る担当者が意味を確認したうえで、その仕事に詳しくない人にも読んでもらうと、伝わりにくい箇所に気づきやすくなります。
- どんな作業をするか、自分の言葉で説明できるか
- 自分が用意するものや、連絡するタイミングが分かるか
- 対象外のことや追加の相談が必要な条件を見落とさないか
迷う箇所があれば、その一文を直します。最初からサイト全体を書き換えず、問い合わせで説明を求められることの多い用語から始めると取り組みやすくなります。
よくある質問
専門用語はすべて消した方がよいですか？
必ずしもそうではありません。書類や見積書でも使う正式名称は、短い説明と組み合わせると、その後のやり取りにもつながります。
文章は短いほど読みやすくなりますか？
条件まで削ると、かえって意味が伝わりにくくなります。一文を区切る、見出しを付けるなど、情報を保ったまま読みやすくする方法を考えましょう。
AIが提案した言い換えはそのまま使えますか？
担当者の確認が必要です。特に、作業内容、費用、対応範囲の意味が変わっていないか、元の資料と比べてから掲載します。
まずは、説明し直すことの多い一文から
普段の説明をお客様の言葉に近づけることも、ホームページを整える一歩です。文章や構成の検討はAIを活用したサービス紹介文の記事も参考にしてください。制作や原稿整理の対応範囲は、ご希望を伺って個別にご案内します。サービス内容をご覧のうえ、お問い合わせからご相談ください。